Das sollten Sie wissen: Pro und Contra einer Frankiermaschine

Die Anschaffung einer Frankiermaschine bedarf reichlicher intensiver Überlegungen. Nicht zu vernachlässigen sind umfangreiche Informationen über die technischen Ausstattungen, die Auswahl an handelsüblichen Modellen sowie die Möglichkeiten der Frankiermaschinen.

Sinnvoll sind darüber hinaus Vergleiche von Kosten und Nutzeffekt sowie von Testergebnissen. Unbestritten ist die Tatsache, dass diese Innovationen durchaus eine Erleichterung beim Bearbeiten und Verschicken von Briefsendungen sind und sich hauptsächlich dann lohnen, wenn täglich große Mengen zu bewältigen sind.

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Aber auch bei Briefpost in geringem Umfang kann sich die Beschaffung einer Frankiermaschine als zweckmäßig erweisen. Viele Büros und Poststellen verfügen schon über derartige Arbeitsgeräte und können so wesentlich kundenfreundlicher und bedarfsgerechter vorgehen. Allerdings sind die Frankiermaschinen nicht gerade billig.

Die Frankiermaschine und der Faktor Zeit

Das rationelle und kostengünstige Arbeiten beim Vorbereiten und Versenden von Briefpost steht zuallererst im Mittelpunkt bei der Entscheidungsfindung. Würde ohne technische Unterstützung durch eine Frankiermaschine gearbeitet werden, müssten täglich unzählige Briefe per Hand frankiert werden.

Das würde im Einzelnen heißen, die Briefmarken wären zunächst des fälligen Porto auszuwählen, müssten danach manuell aus dem Briefmarkenbogen ausgelöst und auf den Brief geklebt werden.

Unabhängig davon, ob es sich um selbstklebende Briefmarken handelt, oder ob diese zuerst befeuchtet werden müssen, der Aufwand kann enorm viel Zeit in Anspruch nehmen. Außerdem ist es erforderlich, stets einen ausreichenden Vorrat an allen erforderlichen Marken zu halten.

Gehen die Briefmarken aus, kann man sich den Gang zur Post nicht ersparen. Diese Prozesse können mit einer Frankiermaschine komplett entfallen. Viel Arbeitszeit kann für andere Aufgaben freigesetzt werden.

Ein spezieller Nachteil in puncto Zeit

Wer eine Frankiermaschine betreiben möchte, ist nicht ganz frei davon, sich mit deren Funktionsweise und deren Einsatz zu beschäftigen. Obwohl dieses Arbeitsgerät beinahe alle Aufgaben selbstständig erledigt, ist es dennoch unumgänglich, alle Mitarbeiter für den richtigen Umgang zu schulen.

Das bedeutet, dass ein gewisses Zeitpensum für die Einarbeitung und das Anlernen investiert werden muss. Die Mehrheit der Modelle besticht zwar durch eine relativ kurze Einarbeitungsphase. Ganz entfallen kann dieser Aspekt trotzdem nicht.

Verschiedene Kosten beim Betrieb einer Frankiermaschine

Jedes Wirtschafts-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen ist gezwungen, auf einen ertragreichen Umgang mit finanziellen Mitteln zu schauen. Deshalb stehen auch bei der Frankiermaschine zentrale Fragen im Raum, die mit der Thematik der Kosten verbunden sind. Beachtet werden sollten wie bei jeder Maschine:

• einmalige Anschaffungskosten
• laufende Betriebskosten 

Die laufenden und regelmäßig anfallenden Betriebskosten ergeben sich aus den Kosten für die Versorgung mit elektrischem Strom und mit Tintenpatronen sowie aus den Wartungen (beispielsweise Reinigung) und Reparaturen.

Experten gehen davon aus, dass mit einem wiederkehrenden Kostenaufwand von durchschnittlich einem Cent je frankiertem Brief gerechnet werden sollte. Die Angabe als Durchschnitt ergibt sich daraus, dass bei jeder Maschine in diesem Bezug modellabhängig mehr oder weniger höhere Kosten anfallen können.

Als vorteilhaft erweist sich, dass Ermäßigungen beim Porto genutzt werden können. Wird die Frankiermaschine mit einem Guthaben von 200 Euro aufgeladen, entsteht bei jeder Briefsendung eine Kosteneinsparung von 0,55 Cent!

Ästhetisches Erscheinungsbild von Briefsendungen

Mit einer modernen Frankiermaschine werden Briefe nicht nur frankiert und entwertet, sondern es ist möglich, ein zusätzliches Logo aufzudrucken.

Dadurch werden die Briefsendungen optisch aufgewertet. Gegenüber den Standardbriefmarken ist es kein Problem, attraktive Sondermarken zu verwenden und den Stempel mit aussagekräftigen Werbebotschaften oder Motiven zu bestücken. Das ist insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen ideal, die auf diese Art und Weise kostengünstig und sehr effektiv Werbung betreiben können.

Die passenden Frankiermaschinen finden

Trotz aller guten Ratschläge und Hinweise bleibt die Frage der letztendlichen Kaufentscheidung dennoch an der Firma allein hängen. Recht hilfreich ist in diesem Zusammenhang eine kleine Richtschnur, die sich anhand spezieller Anwendergruppen für Frankiermaschinen geben lässt:

• Aufkommen an Briefsendungen täglich bis zu 10 Stück
• Aufkommen an Briefsendungen zwischen 10 und 150 Stück täglich
• Sendungsvolumen zwischen 150 und 1.000 Stück am Tag
• mehr als 1.000 Briefsendungen am Tag

Anhand dieser Aufstellung können geeignete Frankiermaschinen ausgewählt werden, deren Leistungsparameter dem tatsächlichen Arbeitspensum entsprechen. So lassen sich unnötige Fehlkäufe vermeiden und sowohl laufende als auch einmalige Kosten können eingespart werden.

Weitere Vorteile auf einen Blick

Innovative Frankiermaschinen zeichnen sich dadurch aus dass:

• immer die benötigte Briefmarke vorhanden ist
• sich die Effizienz schon ab täglich 7 Briefsendungen einstellt
• Briefsendung plus Werbung möglich wird

Die gewünschten Absendermotive sind individuell wählbar und in einem Firmengebäude kann auf eine größere Frankiermaschine von mehreren Abteilungen zugegriffen werden.

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Fazit zum Thema Entscheidung für oder gegen Frankiermaschinen

Als Richtwert kann gesagt werden, dass sich die finanziellen Ausgaben für eine Frankiermaschine schnell amortisieren, wenn bereits ein Briefvolumen von mehr als 10 Sendungen am Tag anfällt. Darüber hinaus sind Geräte in unterschiedlichen Leistungsklassen verfügbar.