Frankiermaschine testen und die richtige Wahl treffen
Wenn in einem Unternehmen sehr viel Post anfällt, kann eine hochwertige Frankiermaschine gute Dienste leisten. Je nach Modell übernimmt das Gerät eine Reihe von Arbeitsschritten, die ansonsten mit einem hohen Personalaufwand verbunden wären.
Dies kann vor allem in den Zeiten wichtig sein, in denen mehr Briefsendungen und andere Versandaktionen anstehen als gewöhnlich.
Da die Maschinen auch über Nacht laufen können und da es auch möglich ist, mehrere Maschinen parallel zueinander laufen zu lassen, kann das Ausschöpfen enormer Effizienzpotenziale mit der Nutzung der Maschinen verbunden sein.
Der Variantenreichtum ist allerdings so groß, dass es vielen Anwendern nicht leicht fällt, sich für die passende Frankiermaschine zu entscheiden. Es ist daher wichtig, einige Grundregeln zu kennen und die Frankiermaschinen zu testen, bevor die Wahl fällt.
Das Angebot reicht von kleinen Modellen, die lediglich ihre Grundaufgabe verrichten und ein Portozeichen auf der Post aufbringen bis hin zu großen Frankierstraßen, die mit zahlreichen Verarbeitungsfunktionen für die Post ausgestattet sind.
Dadurch zeichnet sich eine Frankiermaschine im Test aus
Wer eine Frankiermaschine kaufen möchte, kann durch einen Test sehr viele Rückschlüsse für seine Kaufentscheidung ziehen. Dabei muss es sich nicht zwangsläufig um einen selbst durchgeführten Test handeln, denn über so manchen unabhängigen Test kann man auch in der Fachpresse lesen.
Wer auch immer den Test der Frankiermaschine durchführt, kann dabei die folgenden Fragen berücksichtigen:
- Wie einfach ist die Bedienung der Maschine beziehungsweise der Software, sofern eine solche verfügbar ist?
- Wie viele Briefe werden pro Minute mit der Frankiermaschine frankiert?
- Ist eine Waage in die Frankiermaschine integriert, um jederzeit das passende Porto ermitteln zu können?
- Lassen sich außer dem Portovermerk auch weitere Elemente aufstempeln oder -drucken und falls ja, wie flexibel ist die Gestaltung dieser Elemente möglich?
- Ist es möglich, die Kosten der Frankierungen unterschiedlichen Kostenstellen zuzuordnen?
- Welche Lautstärke entsteht beim Betrieb der Maschine und wie verhält sich diese Lautstärke zu der anderer Frankiermaschinen?
- Lässt sich die Maschine mit dem Rechner verbinden und falls ja, mit welcher Software wird die Maschine bedient?
- Welche Sonderfunktionen weist die Maschine auf, kuvertiert sie beispielsweise die Briefe oder lässt sie sich mit einer Apparatur zum Falzen verbinden?
- Kann die Maschine über Updates des Herstellers jederzeit auf den neuesten Stand gebracht werden?
- Welche Verbrauchsmaterialien werden für die Maschine benötigt und zu welchen Konditionen sind sie zu haben? Hier ist besonders Augenmerk auf die Stempelfarbe zu richten.
- Lässt sich die Maschine im Voraus programmieren und arbeitet sie dann unterbrechungsfrei, zum Beispiel über Nacht?
- Mit welchen weiteren Geräten lässt sich die Frankiermaschine koppeln und ist es dazu notwendig, bei Geräten eines einzigen Herstellers zu bleiben?
- Kann das Gerät farbig und Schwarz/Weiß drucken?
Den passenden Anbieter finden und eine Frankiermaschine auswählen
Um eine Frankiermaschine zu finden, die die eigenen Ansprüche voll und ganz erfüllt, sollten sich Käufer viel Zeit nehmen. Dies ist vor allem deswegen wichtig, da der Kauf eine Investition darstellt, die mit nicht unerheblichen Kosten verbunden ist. Im ersten Schritt ist es sicherlich eine gute Idee, sich einige Modelle aus der Nähe zu betrachten.
So verschafft man sich schnell einen Überblick über die möglichen Funktionen und über die Arbeitserleichterungen, die mit den einzelnen Geräten verbunden sind. Falls dies bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht geschehen ist, sollte nun eine Liste mit Anforderungen aufgesetzt werden, die die benötigten Merkmale der Frankiermaschine aufführt. Alle Maschinen, die die Anforderungen dieser Liste erfüllen können, gelangen in die engere Wahl.
Neben den rein funktionalen Aspekten können auch weitere Kriterien auf die Auswahlliste gesetzt werden, beispielsweise die Verfügbarkeit des Supports, das Bereitstehen von Ersatzteilen, eine bereits bestehende Präferenz für eine bestimmte Marke und vieles mehr. Im nächsten Schritt wird das gewünschte Gerät aus der Menge der Maschinen ausgesucht, die in die engere Wahl gekommen sind.
Hier kann es auch Sinn machen, einen kleinen Test mit jeder infrage kommenden Frankiermaschine durchzuführen. Dabei sollte für ein realistisches Testszenario gesorgt werden, zum Beispiel für einen Testlauf der Frankiermaschine mit der üblichen Menge an zu kuvertierenden und mit Porto zu bestückenden Briefsendungen. Der Testlauf zeigt in der Regel schnell, welche der Frankiermaschinen gewählt werden sollte.
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