Eine gute Alternative für die Anschaffung: Frankiermaschine mieten statt kaufen

Wer sich mit der Anschaffung einer Frankiermaschine beschäftigt, muss sich im Vorfeld über eine Reihe an wichtigen Entscheidungskriterien Gedanken machen. Zu diesen zählt unter anderem die Entscheidung über die Beschaffung der Maschine.

Neben Kauf oder Leasing besteht zudem die Möglichkeit der Miete. Worauf es bei der Miete ankommt, ist im Folgenden ausführlich aufgelistet.

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Generelles

Die Miete einer Frankiermaschine ist eine praktische Möglichkeit, seine Post zeitsparend sowie budgetschonend zu frankieren, und bietet sich für Unternehmen jeder Größe an. Grundsätzlich gilt:

• Miete: Das Büro erhält eine Frankiermaschine gegen die Bezahlung einer regelmäßigen Gebühr, die auch als Miete bezeichnet wird. Dabei bleibt die Maschine Eigentum des Herstellers, nicht des Büros, das sie nutzt.
• Mietturnus: Je nach Angebot und individuellen Anforderungen kann die Miete täglich oder monatlich abgerechnet werden.

In welchen Fällen lohnt sich die Miete?

Es existiert eine Reihe an Szenarien, für die sich die Miete einer Frankiermaschine lohnt. Diese sollten im Vorfeld auf jeden Fall bedacht werden, um eine fundierte Entscheidung zu treffen, ob die Miete oder doch ein Kauf oder das Leasing einer Maschine für die individuellen Anforderungen besser geeignet ist. In folgenden Fällen bietet sich die Miete an:

• Punktuelle Mailingaktion: Steht eine punktuelle Mailingaktion ins Haus, für die ein händisches Frankieren zu aufwendig wäre, stellt die Miete einer Frankiermaschine eine lohnenswerte Alternative dar.

  Die Maschine kann für diese eine Aktion angemietet werden, und wenn sie nicht mehr benötigt wird, geht sie im Anschluss einfach wieder an den Vermieter zurück. So profitiert ein Unternehmen, das normalerweise ein geringes Aufkommen an täglicher Post hat, für das keine Frankiermaschine nötig ist, von den punktuellen Vorzügen der Maschine während einer Spezialaktion.

• Ausfall des Mitarbeiters, der die Post erledigt: Ein weiteres mögliches Einsatzszenario für die Miete einer Frankiermaschine ist der Ausfall eines Mitarbeiters im Unternehmen, der die Post erledigt. Das Büro hat keine weiteren personellen Kapazitäten, um den täglichen Postausgang zu bewältigen. In diesem Fall kann sich die Miete einer Frankiermaschine ebenfalls lohnen.

  Wichtig ist es hier lediglich, ein einfach zu bedienendes Modell zu mieten, mit dessen Bedienung sich einer der verbliebenen Mitarbeiter schnell vertraut machen kann. Auf diese Weise lässt sich die zu erledigende Post in der Regel schneller und effektiver bearbeiten. Ist der ausgefallene Mitarbeiter wieder im Büro, kann die gemietete Maschine wieder zurückgegeben werden.

• Vorübergehend hohes Postaufkommen: Ebenfalls ist es denkbar, dass in einem Unternehmen, das normalerweise kleinere Mengen an Post versendet, vorübergehend ein größeres Postaufkommen verzeichnet wird. Dies kann beispielsweise im Rahmen eines Projektauftrags, der nur einige Monate andauert, der Fall sein.

  Auch hier bietet es sich an, während dieser begrenzten Zeit eine Frankiermaschine zu mieten. Gerade hochtaktige Frankiermaschinen, die für ein extremes Postaufkommen benötigt werden, sind sehr teuer, sodass sich auch unter dem Kostenaspekt die Miete in diesem Fall auf jeden Fall lohnt.

Kostenaspekt

Ein entscheidendes Kriterium für die Miete einer Frankiermaschine ist zudem der Kostenaspekt. Spart eine Frankiermaschine bei großen Mengen an Post einerseits wertvolle Zeit der Mitarbeiter, so kann sie dem Unternehmen zudem auch maßgeblich Kosten einsparen:

• Rabatt beim Porto: Wer eine Frankiermaschine nutzt, erhält Portorabatt. Dieser Rabatt zahlt sich vor allem bei sehr großen Postmengen aus.
• Die Miete ist günstiger als der Kauf oder ein Leasing: Wer nur punktuell eine Frankiermaschine benötigt, ist auf jeden Fall mit der Miete einer Maschine im Vergleich zum Kauf oder Leasing besser beraten, da die Miete für eine bestimmte Projektdauer deutlich günstiger ausfällt als der Kauf.

Zudem ist es wichtig, den Mietvertrag genau zu studieren, damit nicht irgendwo versteckte Kosten auftauchen. Die Kostenaufstellung sollte so transparent wie möglich sein.

Unterschiedliche Modellvarianten

Darüber hinaus ist es essenziell, sich vor der Entscheidung für die Miete einer bestimmten Maschine darüber zu informieren, welche Funktionen benötigt werden und welches Modell für den individuellen Zweck am besten geeignet ist. Zu den wichtigsten Funktionen zählen:

• Einfache Bedienbarkeit
• Display zur bequemen Navigation
• Highspeed LAN-Verbindung für unkomplizierte Softwareupdates, Tarifupdates und Downloads
• Stückzähler
• Automatische Einstellung des Datums
• Auffangfach für Briefe

Darüber hinaus sollten Serviceleistungen inbegriffen sein wie beispielsweise die Verfügbarkeit eines Technikers vor Ort, der die Installation und Mitarbeitereinweisung vornimmt, und der bei technischen Problemen zur Verfügung steht.

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Die Miete der perfekten Frankiermaschine

Sind alle aufgelisteten Schritte bedacht, so kann im nächsten Schritt eine fundierte Entscheidung getroffen werden, ob sich die Miete einer Frankiermaschine für den individuellen Bedarf anbietet und wenn ja, worauf bei der Miete geachtet werden sollte und welche Frankiermaschine am besten geeignet ist sowie perfekt die jeweiligen Anforderungen erfüllt.