Einfach und effektiv frankieren

Gerade für Unternehmen ist der Postweg heutzutage trotz der Errungenschaften des Internets und der digitalen Kommunikation weiterhin unersetzlich. Nicht nur wichtige Dokumente wie Rechnungen oder geschäftliche Unterlagen, auch andere Schriftstücke müssen per Post verschickt werden - dazu kommen natürlich auch Pakete und Päckchen, die sicher und zuverlässig beim Empfänger ankommen sollen.

Wie bei jedem Bereich im Unternehmen gilt es da auch beim Versand von Poststücken, Abläufe zu optimieren, um Zeit, Ressourcen und damit bares Geld einzusparen.

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Mit einer Frankiermaschine ist das am besten möglich. Sie bedruckt Poststücke automatisiert mit dem jeweils benötigten Porto und ist damit gerade für große Unternehmen, die regelmäßig ein großes Volumen an Postverkehr stemmen müssen, eine Investition, die sich auch aus wirtschaftlicher Sicht wirklich lohnt.

Funktionsumfang von Frankiermaschinen: korrektes Porto aufdrucken und Briefe versandfertig machen

Bei einer Frankiermaschine handelt es sich um ein Gerät, das für das Freimachen von Briefen und anderen Poststücken konzipiert wurde. Es macht als solches insbesondere in Unternehmen oder Behörden Sinn, bei denen das einzelne Aufkleben von Briefmarken zu viel Zeit in Anspruch nehmen würde, weil zu viel Post versendet werden muss. Eine gute Frankiermaschine von einem Markenhersteller beherrscht unter anderem die folgenden Funktionen:

• Aufdruck von Porto: Mittels eines Thermo- oder Inkjetdruckers wird das korrekte Porto auf den Brief oder auf ein Frankierband aufgedruckt.
• Ermittlung des Portos: Maschinen zum Frankieren verfügen entweder über eine integrierte Waage, die während des Durchlaufs das Gewicht des Briefes und so auch sein Porto ermittelt, oder die einzelnen Poststücke werden im Vorhinein auf einer getrennten Waage gewogen.
• Verschließfunktion: Auch eine Einheit zum Verschließen der Briefumschläge kann in der Frankiermaschine integriert sein.
• Tracking-Funktion: Durch zusätzlichen Aufdruck eines Trackingcodes kann der Brief später leichter nachverfolgt werden.
• zusätzliche Drucke: Einige Geräte zum Frankieren können neben dem Porto auch Werbeaufschriften oder Grußbotschaften (zum Beispiel für die Weihnachtspost) auf das Poststück drucken.
• Kostenüberblick: Insbesondere Maschinen, die für den Einsatz in großen Unternehmen entwickelt wurden, bieten auch einen verbesserten Kostenüberblick, indem zum Beispiel ausgegebenes Porto direkt einer Kostenstelle zugeordnet wird.

So funktioniert die moderne Maschine zum Frankieren - Kommunikation mit der Post

Damit die Werte, die eine Frankiermaschine auf Briefe und andere Versandstücke aufdruckt, auch tatsächlich von der Post anerkannt werden, ist eine enge Kommunikation zwischen der Maschine auf der einen und der Deutschen Post auf der anderen Seite notwendig.

Denn die Frankiermaschine wird mit einem Portoguthaben aufgeladen, das bei der Post zum Beispiel per Internet bestellt werden kann. Ein interner Zähler zieht dann jedes gedruckte Porto vom Guthaben ab, die Maschine meldet rechtzeitig, wenn sich das Guthaben dem Ende zuneigt.

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Auch die Wartung der Frankiermaschine, die für die Post wichtig ist, um Manipulationen und Missbrauch auszuschließen und auf der anderen Seite auch etwaigen Fehlfunktionen rechtzeitig vorbeugt, ist eine gute Gelegenheit, das Porto neu aufzuladen.

Vorteile einer Frankiermaschine gegenüber dem einzelnen Frankieren von Briefen

Insgesamt betrachtet bietet die Frankiermaschine verschiedene Vorteile für ihren Nutzer:

• schnellere Versandfertigkeit: Briefe können mit modernen Frankiermaschinen sehr schnell versandfertig gemacht werden. Maschinen mit einem Durchsatz von bis zu 300 Briefen pro Minute sind keine Seltenheit.
• bessere Kostenkontrolle: Dank Kostenstellenzähler sowie dem ständigen Überblick über das noch vorhandene Portoguthaben werden die im Versand anfallenden Kosten wesentlich transparenter gemacht.
• Vermeidung von Fehlern: Ein Fehler beim Freimachen einer Sendung, etwa durch einen falschen Portowert, ist ärgerlich - wenn es sich um eine wichtige Sendung handelt, kann solch ein Versehen sogar Schaden anrichten. Bei einer Frankiermaschine ist das Fehlerrisiko minimiert.
• Kostenvorteil: Die Deutsche Post bietet Nutzern von Maschinen zum Frankieren häufig attraktive Rabatte beim Kauf von Portoguthaben. Das zahlt sich gerade bei Unternehmen oder Behörden aufs Jahr gerechnet aus.
• Komfortvorteil: Umständliches Einkaufen von Briefmarken bei einer Postfiliale entfällt mit einer Maschine zum Frankieren - hier wird das Guthaben für die Maschine ganz einfach und bequem per Lastschrift eingezogen.

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Die richtige Frankiermaschine auswählen

Es gibt zahlreiche Hersteller auf dem Markt, die Geräte zum automatisierten Frankieren von Sendungen anbieten. Neben den posteigenen Maschinen gibt es auch andere Fabrikate, die von der Post zugelassen sind.

Welches Gerät im Einzelfall das richtige ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Neben Aspekten wie dem Durchsatz und den Zusatzfunktionen spielt natürlich auch der Preis eine entscheidende Rolle.