Mit einer Frankiermaschine effektiv arbeiten: So funktioniert die Maschine
Um wichtige Abläufe in Büros und in Poststellen leichter und schneller zu gestalten, erfreuen sich moderne Geräte und Maschinen wie Computer, Drucker, Kopierer und Faxgeräte einer wachsenden Nachfrage.
Nicht zu unterschätzen sind zudem ganz spezielle Automaten und maschinelle Vorrichtungen wie eine Kuvertier- oder Frankiermaschine. Mit der letztgenannten Erfindung ist es möglich, innerhalb kürzester Zeit eine große Menge an Briefen und Einschreiben zu frankieren, sodass diese danach problemlos verschickt werden können.
Eine qualitativ hochwertige Frankiermaschine ist sogar in der Lage, Einschreiben mit Rückschein zu bearbeiten, sodass der Absender einen dementsprechenden Beleg erhält. Das können allerdings nicht alle Modelle der Frankiermaschinen, weil dazu eine besonders ausgefeilte Technik benötigt wird.
Die grundlegende Arbeitsweise von Frankiermaschinen
Gegenwärtig werden Frankiermaschinen verschiedener Arten genutzt. Auf der Basis variierender Technologien und technischer Systeme gibt es zurzeit Frankiermaschinen mit:
- Tintenstrahlfunktion
- Tintenfunktion
- Thermotransferfunktion
Übliche Fabrikate an Frankiermaschinen werden in diesen entsprechenden Versionen vom bekannten Markenhersteller FRAMA angeboten. Außer einer klassischen Frankiermaschine kann zudem eine sogenannte Frankierwelle genutzt werden, die ebenfalls eine DV-Freimachung für national und international verschickbare Briefsendungen gewährleisten kann.
Die Frankiermaschine beruht auf der Zuführung des zu frankierenden Briefumschlages durch eine automatische Transporteinheit (Kuvertierschacht), sodass dieser durch einen Stempelaufdruck frankiert werden kann. Ist dieser Vorgang abgeschlossen, erfolgt der Auswurf des bearbeiteten Briefes.
Für umfangreiche Sendungen eignet sich außer dem Stempel ebenfalls ein Frankierstreifen, der wie ein selbstklebendes Etikett aufgeklebt wird. Um die Bezahlung des Porto zu gewährleisten, muss vor dem Betrieb der Frankiermaschine zunächst ein Guthaben im Voraus erworben werden. Der Einzug des Porto geschieht durch ein Lastschriftverfahren.
Automatische Auswahl des passenden Tarifs
Eine Frankiermaschine kann unterschiedliche Portotarife bearbeiten. Auf der entsprechenden Frankierung sind zudem Informationen wie eine Wertangabe, eine Datumsangabe und ein Werbestempel enthalten. Der Werbestempel oder ein Logo sind allerdings optional. Für Luftpostsendungen, Einschreiben und Wertbriefe gibt es extra Zusatzstempel. Die Frankiermaschine muss vom Anwender programmiert werden.
Das heißt, dass zur richtigen Auswahl der Portostufen deren Auswahl und Eingabe übernommen werden müssen. Eine Ausnahme bilden solche Frankiermaschinen, bei denen die vorgegebene Portostufe durch das vorherige elektronische Wiegen der Sendungen vorgenommen wird. Diese Funktionsweise ist somit vollautomatisch.
Eine Frankiermaschine wird über ein Netzwerkkabel an einen Router angeschlossen. Alternativ kann auch ein Telefonanschluss genutzt werden. Darüber hinaus benötigt eine Frankiermaschine einen Anschluss zum Stromnetz.
Sinnvolle Zusatzgeräte für eine Frankiermaschine
Um verschiedene erweiternde Leistungen von einer Frankiermaschine übernehmen zu lassen, ist es sinnvoll, diese mit hochmodernen Zusatzgeräten zu kombinieren. Eine Ergänzung von Frankiermaschinen in Form einzelner Standgeräte ist durch folgendes Zubehör möglich:
- Befeuchter oder Schließeinrichtungen
- Falz- und Kuvertiermaschinen und
- Etikettendrucker
Im Zuge der weiterentwickelten Vernetzungsarten besteht durchaus die Möglichkeit, eine direkte Verbindung zwischen einer Frankiermaschine und einem elektronischen Datenverarbeitungssystem herzustellen.
Das Drucken und Entwerten über eine Frankiermaschine
Die Frankiermaschine gehört nicht zur Gruppe der Büroausstattungen, obwohl die Maschinen durchaus den Anschein erwecken und sogar in speziell konzipierten Möbeln für Poststellen eingebaut werden können. Die Maschine kann nicht nur frankieren, sondern auf Wunsch des Anwenders ebenfalls ein Entwerten von Briefsendungen realisieren.
Unter diesen Gegebenheiten wird die Arbeitsweise einer Frankiermaschine durch postalische Richtlinien geregelt, sodass die entgeltdruckenden Komponenten bedarfsgerecht und rechtmäßig betrieben werden. Derartige Frankiermaschinen sind innovative Weiterentwicklungen der ursprünglichen einfachen Ausführungen, die etwa in den 50-er Jahren gängig waren.
Maschinell realisierbare Frankierarten
Im Rahmen der gegenwärtig geltenden Frankierarten stellen die Frankiermaschinen neben dem Frankierservice DPAG, der Internetmarke, dem Plusbrief und der Frankierwelle eine bewährte und kostengünstige Version dar.
Zusatzinformationen über die Aufladung und die Abrechnung des Entgelts
Die bereits angegebene Zahlungsweise der Lastschrift bei Frankiermaschinen wird vielfach durch die Vorkasse abgelöst. Bei neuartigen Geräten wird ein Kreditrahmen eingerichtet, über den ein flexibler und bedarfsabhängiger Abruf von Portokosten realisierbar ist. In diesem Zusammenhang gilt ein sogenannter Maximalwert, für dessen Verfügbarkeit spezifische Regelungen gelten.
Normalerweise lässt sich eine Frankiermaschine durch ein Netzwerk mit DSL-Anschluss oder ein Modem aufladen. In Einzelfällen ist dieser Vorgang äußerst kundenoptimiert per USB an einem PC durchführbar. Das Aufladen einer Frankiermaschine kostet 9,90 Euro im Monat (zzgl. Mehrwertsteuer). Diese Pauschale erhöht sich proportional mit der Dimensionierung der Maschine.
Zusätzliche Informationen zum Betrieb von Frankiermaschinen
Die durchschnittliche Lebensdauer von Frankiermaschinen liegt bei regelmäßiger Wartung durch Fachleute bei ungefähr 10 Jahren. Das Reinigen der Frankiermaschinen übernimmt ein professioneller Mitarbeiter des Händlers oder Herstellers. Dasselbe gilt für das Entsorgen, nachdem die Maschine abgemeldet wurde.
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