Die Hausverwaltung: Eine große Hilfe für Wohnungs- oder Hauseigentümer

Eine Hausverwaltung übernimmt im Bereich der Immobilienwirtschaft die Verwaltung von Mieteigentum für den Eigentümer. Die Hausverwaltung ist auch unter dem Begriff der Mietverwaltung oder der Wohnungsverwaltung bekannt.

Hausverwaltungen übernehmen meist nicht nur die Verwaltung von vermieteten Wohn­häusern, Wohn­anlagen oder Eigentumswohnungen, auch für Gewerbeobjekte kann eine Hausverwaltung beauftragt werden. Der Hausverwalter stellt eine selbstständige Person dar, der eigene oder fremde Mietobjekte verwaltet.

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Die Aufgaben einer Hausverwaltung

Einen gesetzlich vorgeschriebenen Aufgabenrahmen, mit dem ein Eigentümer eine Hausverwaltung beauftragen kann, gibt es nicht. Aus diesem Grund ergeben sich die Aufgaben einer Hausverwaltung einzig und allein aus einem individuell getroffenen Vertrag zwischen der beauftragten Verwaltung und dem oder den Eigentümer/n.

Die vielfältigen Aufgaben, die eine Hausverwaltung übernehmen kann, gliedern sich in Aufgaben aus dem kaufmännischen Bereich und Aufgaben aus dem technischen Bereich. Einige Aufgaben im Bereich der kaufmännischen Verwaltung:

• Vereinnahmung der Mieten im Auftrag der/des Eigentümer/s
• Verwaltung der Mieteinnahmen
• Anpassung der Mieten bei Staffel- oder Indexmietverträgen
• Mietvertragsbetreuung in Bezug auf Verhandlung und Gestaltung der Verträge
• Forderungsmanagement in Bezug auf Mietforderungen und Mahnwesen
• Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung
• Rechnungsausgleich und vorherige Beauftragung von Versorgungsleistungen wie beispielsweise Wasser oder Strom
• Budget- und Wirtschaftsplanung
• Führen von Mieterakten und Objektakten
• Abrechnung gegenüber dem/den Eigentümer/n

Einige Aufgaben im Bereich der technischen Verwaltung:

• Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen (Wartung, Inspektion, Instandsetzung)
• Betrieb und Kontrolle der unterschiedlichen Einrichtungen (Heizung, Aufzug etc.)
• Überwachung und Kontrolle von Dienstleistern (Gartenpflege, Schneedienst, Reinigung etc.)
• Wohnungsabnahmen und Neuvermietung
• Meist nach Rücksprache mit dem/den Eigentümer/n, Einleitung und Betreuung von Modernisierungsmaßnahmen

Qualifikation eines Hausverwaltungsunternehmens

Seit mehr als 2000 Jahren gibt es laut Überlieferungen den Beruf des Verwalters. Das Berufsbild an sich wurde aber erstmals im Jahre 1978 etabliert, als 16 berufsmäßige Verwalter in München einen Verband, der zur heutigen Zeit unter dem Namen Bundesfachverband der Immobilienmarker bekannt ist, gründeten. Dieser Verband ist in 11 Unterverbände gegliedert. 1984 wurde erstmals eine Verwalter-Franchise-Organisation gegründet, deren herausstechendes Merkmal ein Leistungskatalog war, der heute immer noch den allgemeinen Standard bestimmt.

Innerhalb der EU gibt es eine gesetzlich vorgeschriebene Qualifikation für die Tätigkeit einer Hausverwaltung. In Deutschland allerdings ist eine solche nicht vorgeschrieben. Seit dem Jahr 1994 gibt es aber die Möglichkeit, eine Ausbildung zum/zur Immobilien­kaufmann/-frau zu absolvieren, um den Aufgaben, mit der eine Hausverwaltung beauftragt wird, gerecht zu werden.

Für eine weitergehende Qualifizierung gibt es Studiengänge an Fachhochschulen und Berufsakademien mit dem Schwerpunkt im Bereich der Immobilienwirtschaft und des Immobilienmanagements. Nach erfolgreich abgelegter Prüfung als Diplom-Betriebswirt FH/BA hat man eine berufliche Grundlage geschaffen, um eine ordnungsgemäße Verwaltertätigkeit auszufüllen.

Um eine Hausverwaltung zu beauftragen, kann die Wohnungseigentümerversammlung als Organ der Wohnungseigentümer einen Beschluss fassen, der besagt, dass ab einem bestimmten Zeitpunkt die Verwaltungsaufgaben durch einen Hausverwalter oder einer Hausverwaltung wahrgenommen werden können.

Bei Wohnobjekten mit nicht allzu vielen Eigentümern wird meist ein Hausverwalter aus den eigenen Reihen, also einer der Eigentümer, bestimmt, der sich dann um alles, was im Zuge der Verwaltung anfallen könnte, kümmert. Diese Tätigkeit als Hausverwalter wird von den zuständigen Finanzämtern als selbstständige, freiberufliche Tätigkeit anerkannt und ist somit nicht gewerbesteuerpflichtig.

Erst ab einer bestimmten Größenordnung der persönlichen Arbeitsleistung kann von einer gewerblichen und damit steuerpflichtigen Tätigkeit ausgegangen werden. Größere Wohnobjekte mit vielen Eigentümern oder ein Eigentümer mit vielen Wohnobjekten schließen/schließt dagegen eher einen Vertrag mit einer professionellen Hausverwaltung mit fundierten Kenntnissen und einer entsprechenden Qualifikation.

Vergütung und sonstige Leistungen einer Hausverwaltung

Für die Vergütung der Hausverwaltung gibt es keine gesetzlichen Vorschriften, daher lohnt sich im Vorfeld einer Beauftragung der Vergleich der Kosten und der dazu angebotenen Leistungen von verschiedenen Anbietern. Meist wird die Vergütung als Fixbetrag pro einzelne Wohneinheit oder prozentual zum Eigentumsanteil der einzelnen Eigentümer berechnet, wobei ein Leerstand oftmals einer gesonderten Berechnung unterliegt.

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Die Kosten, die durch die Abwicklung der Verwaltung durch eine Fachfirma entstehen, sind Kosten, die vom Eigentümer zu tragen sind und somit nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Einige Hausverwaltungen bieten zusätzlich noch einen Hausmeister­service an. In diesem Service sind meist Kleinstreparaturen, Gartenarbeiten oder beispielsweise die Treppenhausreinigung enthalten.

Hat man als Eigentümer einen solchen Service auch im Auftrag, sollte man nach einer Hausverwaltung Ausschau halten, die sowohl Verwaltungstätigkeiten, also auch Service­tätigkeiten anbietet. Eine Beauftragung in eine Hand kann unter Umständen kosten­günstiger sein, als zwei verschiedene Unternehmen zu beauftragen.