Eine Checkliste erleichtert die Suche nach einer Hausverwaltung

Eine Hausverwaltung ist ein professionelles Unternehmen, das einen zusätzlichen Kostenfaktor für die Mieter darstellt. Deshalb ist es wichtig, einen Hausverwalter unter Vertrag zu stellen, der tatsächlich die Leistungen erbringt, für die entsprechende finanzielle Mittel veranschlagt werden.

Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl an Hausverwaltungen, die nicht seriös arbeiten. Aus diesem Grund kann es sinnvoll sein, sich mit einer Checkliste auszurüsten, auf der alle relevanten Fakten in konzentrierter Form zusammengetragen sind.

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Das Wohnungseigentumsgesetz verlangt eine Hausverwaltung

Die Wahl einer Verwaltung obliegt nicht nur dem Willen der Eigentümer oder Mieter, sondern ist sogar gesetzlich klar geregelt. In diesem Zusammenhang kommt das sogenannte Wohneigentumsgesetz zum Tragen, bei dem eine Eigentümergemeinschaft durch einen Hausverwalter oder eine befähigte Hausverwaltung nach außen hin vertreten sein muss.

Die Verwaltung ist außerdem in der Lage, die Wohnungs- oder Gebäudeeigentümer darin zu unterstützen, dass gefasste Beschlüsse realisiert werden können. Erweitert wird das Aufgabenfeld entsprechender Unternehmen durch die Vermögensverwaltung.

Dabei müssen die Hausverwaltungen verschiedene gesetzliche Vorgaben und Regelungen einhalten, die insbesondere ein funktionierendes treuhänderisches Verwalten garantieren sollen. Deshalb ist die Verantwortung der Verwaltungen groß.

Ein Hausverwalter muss keine berufliche Prüfung ablegen

Das Berufsbild des Hausverwalters unterliegt entgegen vielen Annahmen keinem spezifischen beruflichen Abschluss, sodass es hierbei nicht um einen speziellen Ausbildungsberuf geht. Wie hoch das Fachwissen eines Hausverwalters ist, hängt immer vom Umfang des Fort- und Weiterbildungswillens der jeweiligen Person ab.

Gerade bei Einzelpersonen kann diese Tatsache problematisch werden, weil kaum Kontrollmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Handelt es sich um ein Hausverwaltungsunternehmen mit mehreren Angestellten, gestaltet sich dieser Sachverhalt schon wesentlich günstiger.

Vorteile einer Checkliste für Hausverwaltungen

Damit eine Checkliste für eine Verwaltung wirklich ein hilfreiches Element ist, sollte diese verschiedene Vorzüge aufweisen. Das sind unter anderem folgende Aspekte:

übersichtlich gestalteter Inhalt (am besten in einzelne Abschnitte gegliedert)
Aufnahme unterschiedlicher Prüfkriterien
leichtes Ausfüllen und einfaches Auswerten

Es ist möglich, die Checklisten entweder selbst und nach individuellen Vorgaben zu erstellen, oder sich professionellen Beistand zu holen.

Einzelne Sachbestände einer Checkliste

Im ersten Schritt werden allgemeine Auswahlkriterien für Hausverwaltungen verankert. Diese enthalten unter anderem:

liegt eine Vertrauensschadens-, eine Vermögens-Haftpflicht oder eine Betriebshaftpflichtversicherung vor
ist das Personal ausreichend qualifiziert
erfolgen regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen mit entsprechenden Nachweisen

Diese Fragen können durch das Setzen von Kreuzen mit "JA" oder "NEIN" beantwortet werden.

Zweiter Punkt einer gut durchdachten Checkliste

Als weitere Anregung für die Auswahl von Hausverwaltungen oder von Hausverwaltern können Fragestellen aufgenommen werden, die mit der Gestaltung des Vertrages verbunden sind. Dazu gehören zum Beispiel:

übersichtliche und klare Regelung und Formulierung der Aufgaben
eindeutige Darstellung der Haftung und der Befugnisse
korrekte Firmierung und Pflichten

Während des Abarbeitens werden diese Punkte wieder mit "JA" oder "NEIN" abgehakt.

Die Darstellung der kaufmännischen Geschäfte

Da ein Hausverwalter neben den technischen Aufgabenstellungen verschiedene kaufmännische Prozesse übernehmen muss, ist es erforderlich, auch hierbei einzelne Positionen mit einer Checkliste abzuklären. Das sind im Folgenden einige ausgewählte Kriterien wie:

Vorliegen einer Beschlusssammlung
Erstellung von Jahresabrechnungen und Wirtschaftsplänen (am besten Einsicht nehmen in bereits vorhandene)
Regelung der Vertretungsvollmacht

Ergänzungen in einer Checkliste können dahin gehend erfolgen, dass ein Hausverwalter klarlegen muss, ob die Eigentümer wichtige Geschäftsunterlagen auch während des Jahres erhalten können.

Je nachdem, welche Zielstellung bei der Suche nach einer Verwaltung relevant ist, kann es bedeutsam sein, ob die Organisation der Bürotätigkeit auch eine Erreichbarkeit in dringenden oder Notfällen umfasst. Wenn es um die Verwaltung der Finanzen und des Vermögens geht, spielen Fragen eine entscheidende Rolle, wie:

Welche Kreditinstitute führen die speziellen WEG-Konten?
Erfolgt das Anlegen von Rücklagen auf mündelsicherer Grundlage?
Ist auf Wunsch eine Einsichtnahme in originale Unterlagen möglich, um Auszahlungen und Einzahlungen der Hausverwaltung prüfen zu können?

Die technischen Verwaltungsaufgaben der Hausverwaltung in der Checkliste bedenken

In Hinsicht auf die technischen Leistungen, sollte in einer Checkliste auf folgende Faktoren eingegangen werden:

Vorhandensein von Checklisten beim Hausverwalter für Begutachtungen, Begehungen und Wartungen
Bestehen von Wartungsverträgen
Vorliegen von Objektbegehungs- und Übernahmeprotokollen

Darüber hinaus kann durchaus erwähnt und geklärt werden, ob feste Vereinbarungen mit Handwerks- und Dienstleistungsbetrieben bestehen, oder ob ein ständiger Wechsel vorliegt. Nicht nur regelmäßige intensive Fort- und Weiterbildungen zeichnen eine gute Hausverwaltung aus, sondern ebenso ein enormer Umfang an Erfahrung und Professionalität.

Das sollte sich auch in einer angemessenen Vergütung widerspiegeln. Dieser Sachverhalt ist daher ebenfalls ein zentraler Bestandteil in einer Checkliste, der sich aus folgenden Formulierungen zusammensetzen kann: