Die Aufgaben einer Hausverwaltung - klassische Dienstleistungen
Je nachdem, um welche Art der Besitzstände und der Mietarten es sich bei Gebäuden handelt, kann eine Hausverwaltung in einem Mietshaus oder in einem Haus mit Eigentumswohnungen ganz unterschiedliche Geschäfte begleichen.
Dabei geht es hauptsächlich um alle Anforderungen, die sich im Zusammenhang mit dem Verwaltungsaufwand von vermieteten Wohneinheiten ergeben. Darüber hinaus sind Wohnverwaltungen meist auch zuständig für komplette Wohnanlagen, Gebäude, die einer gewerblichen Nutzung unterliegen, sowie für Eigentumswohnungen.
Wichtig ist, dass der tätige Hausmeister nicht mit dem Hausverwalter gleichgesetzt wird, denn es handelt sich hierbei lediglich um eine Anstellung.
Allgemeines zum Thema Hausverwaltung
Die Aufgaben, die bei Mietobjekten anfallen, sind recht unterschiedlich und beinhalten die technischen als auch die kaufmännischen Sachgebiete. Nicht immer muss eine Hausverwaltung durch mehrere Personen oder durch eine Firma vertreten sein. Es gibt in der Praxis ebenfalls Fälle, in denen die administrative Verwaltungstätigkeit von einem einzigen Hausverwalter übernommen werden kann. Das hängt in der Regel vom Umfang der zu betreuenden Gebäude ab.
Aufgaben im kaufmännischen Bereich
Im Mittelpunkt der von einer Hausverwaltung zu gewährleistenden Verwaltungstätigkeiten steht insbesondere die Gewährleistung professioneller kaufmännischer Themen. Unter dieser Rubrik werden folgende Spektren behandelt:
- Durchführung von Mietanpassungen
- Verschiedene Verträge verhandeln und ausarbeiten (Mietverträge, Nachträge, spezielle Gebäudenutzungsverträge)
- Nebenkostenabrechnungen erstellen
Ergänzt werden diese Aufgabenfelder der Hausverwaltung durch:
- Veranschlagen und Eintreiben von Forderungen (gegenüber diversen Debitoren und Mietern)
- Bezahlung von Lieferungen und Leistungen
- Planungsmaßnahmen in Hinsicht auf die Bewirtschaftung und das verfügbare finanzielle Budget
Von einer Hausverwaltung werden daher unterschiedliche buchhalterische, prüfende und kontrollierende sowie Führungsaufgaben realisiert.
Diese beziehen sich unter anderem auf die Nachbewertung von gewerblichen Immobilien, die regelmäßige Erstellung und Auswertung Objektreports für die Eigentümer und die Überführung von finanziellen Leistungen an die jeweiligen Versorgungsunternehmen (Energieanbieter, Wasserwirtschaft, Grünlandpflege und Abfallentsorger).
Übernimmt eine Hausverwaltung auch technische Leistungen?
Natürlich fallen bei der Vermietung und der Nutzung von Wohn- und Gewerberäumen nicht nur Erfordernisse an, die im kaufmännischen Bereich obligatorisch sind. Von einem gut funktionierenden Hausverwaltungsunternehmen werden noch technische Arbeiten verlangt. Diese bestehen aus:
- Überwachung, Instandhaltung und Betrieb von relevanten Vorrichtungen wie Heizungen, Fahrstühlen, Sprech-, Klingel- und Alarmanlagen sowie Briefkästen
- Beauftragung von externen Dienstleistern für die Grünlandpflege, die Hausreinigung, Renovierungen und anfallende Reparaturen
- Festlegung und Übertragung von erforderlichen Modernisierungs-, Instandsetzungs- und Wartungsaufträgen
Darüber hinaus ist eine Hausverwaltung oder ein Hausverwalter dafür verantwortlich, dass zum Ende eines Mietverhältnisses eine fachgerechte Wohnungsabnahme erfolgt, und dass die Neuvermietung entsprechend der bestehenden Vereinbarungen der Mietverträge vorgenommen wird.
Welche Aufgaben gehören nicht in das Resort von Hausverwaltungen?
Obwohl das Tätigkeitsspektrum der Gebäudeverwaltungen äußerst vielschichtig ist, müssen nicht alle anfallenden Aufgaben übernommen werden. Diese Aussage bezieht sich im Speziellen auf bestehendes Gemeinschaftseigentum, das zu einer Wohnungseigentümergemeinschaft zählt.
Bei dieser Konstellation wird eine sogenannte Wohnungseigentümerverwaltung aktiv, die sich von der herkömmlichen Mietverwaltung abgrenzen lässt. Klar geregelt ist zudem, dass eine Mietverwaltung keine vermittlerischen Leistungen übernimmt, bei denen es um Makleraufgaben geht.
Oftmals ist es so, dass es eine Mischung aus Wohnungseigentümerverwaltungen und Mietverwaltungen gibt, was vor allen Dingen im gegenseitigen Interesse einer bestmöglichen wirtschaftlichen Nutzung von Gebäuden für beide Partner liegt. Rein gewerbliche Immobilien werden hauptsächlich von spezialisierten Firmen verwaltet.
Welche zusätzlichen Dienstleistungen bieten manche Hausverwaltungen?
Ausgewählte Zusatzleistungen von Hausverwaltungen erfolgen zielgerichtet und beinhalten eine besonders kundenorientierte Verwaltungstätigkeit. Diese beinhaltet zum Beispiel, dass eine Planung von Instandhaltungsmaßnahmen an erfahrene Architekten und Ingenieure übertragen wird.
Außerdem ist es möglich, diverse Immobilien-Kapitalanlagearten über eine Hausverwaltung betreuen zu lassen. Zusatzleistungen einer Hausverwaltung, die während eines reibungslosen Vermietens unumgänglich sind, können das Ausführen von Ausschreiben, das Einholen von Kostenvoranschlägen von Handwerksbetrieben, das regelmäßige Begehen und Begutachten von Gebäudekomplexen sowie eine juristische Beratung sein.
Welche Verpflichtungen hat ein Hausverwalter?
Eine Hausverwaltung hat differente Pflichten zu erfüllen, die sowohl den Anliegen der Mieter als auch der Vermieter gerecht werden. Das bedeutet auf einen Punkt gebracht, dass die Hausverwaltung alle erforderlichen Aufgaben ordnungsgemäß gewährleistet.
Neben der Rechenschaftspflicht gegenüber den Eigentümern beinhalten die Pflichten einer Hausverwaltung die Durchsetzung von Beschlüssen und die Einhaltung der Hausordnung. Außerdem müssen von einem Hausverwalter alle Leistungen und Zahlungen entgegengenommen und bewirkt werden, die sich im Zusammenhang mit der Verwaltung ergeben.
Ist es nötig, Handlungen einzuleiten, die zur Vermeidung eines Rechtsstreites gegenüber Wohnungseigentümern beitragen, können Hausverwaltungen entsprechende Maßnahmen einleiten.
Gibt es gesetzliche Grundlagen für die Regelung der Aufgabenstellungen?
Verschiedene gesetzliche Richtlinien regeln die Aufgabenstellungen, die für eine Hausverwaltung anfallen. Insbesondere das sogenannte Wohneigentumsgesetz ist in diesem Zusammenhang elementar.
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