Professionellen Telefonservice für eine Anwaltskanzlei nutzen und Vorteile sichern

Zu den Berufszweigen, in denen ein vertrauensvoller und kompetenter Umgang am Telefon absolut notwendig ist, gehört zweifellos der von Rechtsanwälten. Hier werden telefonisch teils vertrauliche Informationen ausgetauscht, und Mandanten rufen an, damit ihnen in Rechtsfragen kompetent und schnell weitergeholfen werden kann.

Nichtsdestotrotz arbeiten viele Anwälte und auch Anwaltskanzleien mit relativ kleinen personellen Besetzungen und sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, laufende Kosten zu reduzieren, um so wirtschaftlich zu bleiben. Ein hervorragendes Angebot ist da der Telefonservice, den viele Callcenter professionell durchführen.

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Hierbei werden eingehende Anrufe, zum Beispiel von Mandanten und Partnern, entgegengenommen, Anfragen beantwortet und vieles mehr. Doch der Telefonservice ersetzt nicht nur einen Büromitarbeiter, er bietet zusätzliche Vorzüge.

Telefonservice für Anwälte: Diese Leistungen können geboten werden

Ein Telefonservice, den ein Callcenter speziell für Anwälte und deren Kanzleien bietet, muss natürlich besonderen Wert auf Seriosität und Diskretion legen. Schließlich kann nur dann sichergestellt werden, dass der Anwalt nach außen hin angemessen repräsentiert wird. Folgende Leistungen kann der Telefonservice für eine Anwaltskanzlei beinhalten:

• Entgegennahme von eingehenden Anrufen: Die Mitarbeiter im Callcenter gehen ans Telefon, wenn ein Anrufer die Nummer der Kanzlei bzw. des Anwalts wählt. Sie melden sich unter dessen Firmierung und erkundigen sich nach dem Anliegen des Anrufers.

• Bearbeitung des Anliegens: Im zweiten Schritt bearbeiten die Ansprechpartner das Anliegen entweder direkt selbst, sofern sie dazu autorisiert sind, oder sie fertigen eine Notiz an, die dann an den Anwalt weitergeleitet werden kann. Anliegen, die üblicherweise direkt vom Callcenter bearbeitet werden, sind zum Beispiel Terminvereinbarungen oder die Beantwortung allgemeiner Fragen zur Kanzlei und den darin beschäftigten Anwälten (zum Beispiel deren Fachgebiet).

• Rückrufe: Auf Wunsch erledigen die Mitarbeiter im Callcenter auch Rückrufe - zum Beispiel bei einem Mandanten, wenn sich ein Termin verschiebt oder ein bestimmtes Dokument noch fehlt.

• Anrufweiterleitung: Handelt es sich um ein besonders wichtiges Gespräch und der Anwalt befindet sich gerade nicht in einer Gerichtssitzung oder auf einem sonstigen Termin, bei dem er ausdrücklich keine Gesprächsannahmen wünscht, leiten die Callcenter-Mitarbeiter den Anrufer auch direkt auf das Mobiltelefon des Anwalts weiter.

• Zusätzliche Büroservices: Häufig bieten Callcenter zusätzlich zum bloßen Telefonservice auch weitere Bürodienstleistungen an — zum Beispiel die Betreuung eines Kontaktformulars auf der Website oder des E-Mail-Verkehrs.

Diskretion und Sicherheit: Besondere Kennzeichen eines guten Telefonservices für Anwälte

Wie bereits erwähnt, muss der Telefonservice für Anwälte besondere Kriterien erfüllen. Callcenter, die ihre Services speziell auf Anwälte und Kanzleien zuschneiden, tragen dem zum Beispiel durch die Beratung von Anwälten, die genau wissen, worauf es in ihrem Metier ankommt, Sorge.

Eine besondere Sorgfalt bei der sicheren Speicherung von Kunden- und Mandantendaten oder anderen vertraulichen Informationen sollte selbstverständlich sein. Auch eine Verschwiegenheitserklärung sollte von den Mitarbeitern im Callcenter abgegeben werden, um der anwaltlichen Schweigepflicht zu genügen.

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Kennzeichen dafür, dass das Callcenter tatsächlich keine Wünsche in Sachen Sicherheit, Diskretion und Seriosität offen lässt, ist zum Beispiel eine entsprechende TÜV-Qualitätszertifizierung.

Besondere Vorteile eines Callcenter-Telefonservices für Rechtsanwälte

Der Telefonservice von einem Callcenter sollte nicht nur mit den Leistungen mithalten können, die eine eigene Bürokraft erbringen würde. Damit das Outsourcing der Bürotelefonie für eine Anwaltskanzlei wirklich interessant wird, müssen sich zusätzliche Vorteile ergeben.

• Weniger Infrastruktur: Auch bei der Büroinfrastruktur kann nicht nur Geld, sondern auch Aufwand eingespart werden. So entfällt beispielsweise die Installation einer Telefonanlage sowie deren Wartung.

• Höhere Flexibilität: Der Telefonservice von einem Callcenter wird vertraglich ähnlich einem Telefontarif vereinbart. Das bedeutet für den Anwalt bzw. die Kanzlei nicht nur geringe Kosten, sondern vor allem auch kurze Kündigungsfristen. Zudem kann flexibel auf aktuelle Entwicklungen eingegangen werden. Ist der Anwalt beispielsweise im Urlaub und benötigt den Telefonservice deshalb für eine bestimmte Zeit nicht, kann er einfach ausgesetzt oder gekündigt werden.

• Einsparung von Personalkosten: Am wesentlichsten fallen die Personalkosten ins Gewicht, die sich ein Rechtsanwalt bzw. eine Kanzlei sparen können, wenn ein Callcenter mit dem Telefondienst beauftragt wird. Rechnet man zum Gehalt auch sonstige Kosten für den Arbeitsplatz mit ein, liegen die Ersparnisse hier meist in einem Bereich, der sich empfindlich auf die gesamte Geschäftsbilanz auswirkt.

Insgesamt ist der Telefonservice von einem Callcenter für fast jede Anwaltskanzlei ein interessantes Modell, bei dem es sich lohnt, Angebote einzuholen und diese miteinander zu vergleichen. Letzten Endes ist das Outsourcing von Büroarbeiten auch ein Schritt in eine unternehmerische Richtung, die eine Anwaltskanzlei zukunftsfähiger macht.