Die Fahrzeugortung mit dem elektronischen Fahrtenbuch koppeln

Wer für seinen Arbeitgeber, für das Finanzamt oder für das eigene Controlling ein Fahrtenbuch führen musste, hatte damit früher alle Hände voll zu tun. Nicht selten wurden pro Monat Dutzende oder gar Hunderte von Zetteln und Formularen ausgefüllt, damit am Monatsende – hoffentlich – alles seine Richtigkeit hatte.

Mithilfe der modernen Fahrzeugortung via GPS sehen die Abläufe heute ganz anders aus. Die Systeme bieten eine extreme Arbeitserleichterung und lassen sich oft kinderleicht bedienen. Um eine moderne Anlage für die Fahrzeugortung nutzen zu können, ist in den meisten Fällen kein großer Aufwand nötig.

Es sind nur kleine Module, die ein geübter Techniker in den Wagen einbaut – und schon lassen sich zahlreiche Informationen aus dem System für die Fahrzeugortung entnehmen. Das Gerät funktioniert, ganz ähnlich wie Navigationsgeräte oder die in vielen Smartphones integrierte Ortungssysteme, über GPS, also über das Global Positioning System.

Im Zusammenspiel mit Satelliten lässt sich nicht nur der aktuelle Standort, sondern auch die Bewegung eines Fahrzeugs sehr exakt bemessen und nachvollziehen.

Für betrieblich genutzte Fahrzeuge ist dies optimal, denn der Fahrer muss nicht mehr die Uhrzeiten für An- und Abfahrten sowie die gefahrenen Kilometer und die Start- und Zielorte notieren.

Es genügt das Einschalten des Geräts oder die Daueraktivierung des Systems, und schon wird jede Fahrt ordnungsgemäß protokolliert. Doch wie unterscheiden sich die Anbieter und wie sollte man bei der Auswahl eines Systems vorgehen?

Fahrtenbuch, Fahrzeugortung via GPS und mehr – das leisten moderne Systeme

Anbieter für ein elektronisches Fahrtenbuch unterscheiden sich vor allem durch die technischen Lösungen, die sie verkaufen - sollte man meinen. Wer allerdings nur mit dieser Einstellung zu Werke geht, wird nicht alle Aspekte berücksichtigen.

Selbstverständlich sollten sich Käufer die Hardware genau erläutern lassen und darauf achten, dass diese auf dem neuesten Stand der Technik ist. Doch auch die folgenden Aspekte können bei der Anbieterauswahl im Bereich Fahrzeugortung eine wichtige Rolle spielen:

  • Werden unterschiedliche Fahrtenbuchlösungen angeboten, die beispielsweise von Angeboten für Selbstständige und für kleine Unternehmen über mittelgroße Systeme bis hin zu ausgefeilten Flottenmanagementfahrtenbüchern mit vielen Zusatzfunktionen reichen?
  • Ist eine Verzahnung mit den unterschiedlichsten Endgeräten möglich, sodass der Nutzer gegebenenfalls sein eigenes Smartphone oder das Firmenhandy für die Ergänzung des Fahrtenbuchs nutzen kann?
  • Hat der Anbieter sich auf Großkunden spezialisiert oder ist es nicht nötig, dass ein bestimmter Auftragsumfang gegeben ist, wenn man die Fahrzeugortung und die elektronische Fahrtenbuchlösung nutzen möchte?
  • Wie viele Funktionen bietet das elektronische Fahrtenbuch? Sind beispielsweise auch andere Leistungen aus dem Bereich der Fahrzeugortung realisierbar, wie eine Lösung zum Diebstahlschutz, eine Navigationslösung, eine Software für das gesamte Flottenmanagement inklusive Terminplanung und vieles mehr?
  • Ist die Benutzeroberfläche modern und lässt die Mitarbeiter schnell verstehen, wie das elektronische Fahrtenbuch mit GPS Ortung funktioniert?
  • Registriert das System zur GPS Fahrzeugortung, ob die Zündung ein- oder ausgeschaltet ist oder muss das Fahrtenbuch manuell gestartet werden?
  • Wird die Lösung für das elektronische Fahrtenbuch fest in jedem Wagen installiert oder handelt es sich um ein System, das auch von einem Wagen zu einem anderen mitgenommen werden kann?

So wird der Anbieter für ein elektronisches Fahrtenbuch mit GPS gefunden

Welcher Anbieter eines elektronischen Fahrtenbuchs und einer Anlage für die Fahrzeugortung der richtige ist, hängt von den Interessen und von der Bedarfslage des Betriebs ab.

Dies gilt selbstverständlich sowohl für die Bandbreite der technischen Angebote und die Möglichkeiten der Softwarelösungen als auch für das Maß an Betreuung, das der Kunde nach dem Kauf zu erwarten hat. Viele große Konzerne mit einem eigenen Fuhrparkmanagement und einem großen Technikerteam sind weniger stark auf den Support des Herstellers oder Verkäufers angewiesen als kleine Unternehmen.

Ganz gleich, ob man für ein großes Unternehmen oder für einen Ein-Mann-Betrieb handelt – es ist immer sinnvoll, sich vorab mehrere Anbieter genauer anzusehen.

Die meisten Anbieter bieten eine kostenlose erste Beratung an, die schon sehr viel Aufschluss über eine mögliche Zusammenarbeit gibt. Auch eine Onlinedemonstration der genutzten Ortungs- beziehungsweise Fahrtenbuchsoftware ist eine gute Sache, denn sie zeigt, wie die Fahrzeugortung und die Arbeit mit dem elektronischen Fahrtenbuch genau funktionieren.

Eine Schulung für Kunden kann ebenfalls für alle Kunden sinnvoll sein. Alternativ dazu sollten gute Dokumentationsunterlagen vorhanden sein, die die Fahrzeugortung für jeden transparent machen, der damit arbeiten soll.

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